Voor alle (nieuwe) bestuursleden en vrijwilligers in onbetaalde functies, die werken met jongeren en/of kwetsbare groepen en waarvoor wij een VOG verplicht stellen (zie punt 4), kunnen wij als BC ZEEWALLY gebruik maken van onze toelating tot de Regeling Gratis VOG. Met deze toelating kunnen we VOG’s gratis aanvragen. Vanuit BC ZEEWALLY wordt de aanvraag voor een VOG ingediend waarna de betreffende persoon de aanvraag zelfstandig afrondt en de VOG toont (zie punt 2 randvoorwaarden dataminimalisatie). De kosten voor toelating tot de Regeling Gratis VOG (de hiervoor noodzakelijke e-Herkenning) zijn voor BC ZEEWALLY.
1. Introductie
Dit is het VOG-beleid van BC ZEEWALLY. Het VOG-beleid is met enkele aanpassingen overgenomen van het NOC*NSF voor sportclubs. Binnen de Badmintonsport hechten we waarde aan een veilige en integere sportomgeving. Hiervoor nemen wij diverse preventieve maatregelen. Een van deze maatregelen is het inzetten van VOG`s. Ook NOC*NSF, het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de sportbonden, zien de VOG als belangrijk onderdeel van een preventieve aanpak van integriteit.
De VOG is een verklaring van het ministerie van Veiligheid en Justitie, waaruit blijkt dat het gedrag uit het verleden van een persoon geen bezwaar oplevert voor het gevraagde doel, bijv. hethet verkrijgen van een nieuwe baan of het werken met jongeren en kwetsbare groepen bij sportclubs. De VOG is een van de middelen om een veilige werkomgeving te bieden of bij te dragen aan een veilige sportclub, naast bijv. voorlichting, bewustwording, duidelijke meldstructuren en referentiechecks. Een VOG is daaroom niet het einige middel.
Het inzetten van een VOG geeft meer zekerheid over het verleden van (nieuwe)bestuursleden, vrijwilligers, trainers, coaches, begleiders, commissieleden, juryleden ect. en het vermindert de kans dat personen, die eerder in de fout zijn gegaan, een functie bij ons kunnen uitoefenen. Zo laten wij ziendat wij de veiligheid van iedereen op onze club serieus nemen. Voor een overzicht voor welke functie een VOG gewenst of niet noodzakelijk is, zie bijlage 1 rol vrijwilliger.
Dit beleidsstuk van BC ZEEWALLY gaat over het VOG-beleid binnen de club en is vastgesteld door het bestuur.
Randvoorwaarden
Het VOG-beleid van BC ZEEWALLY voldoet aan de volgende randvoorwaarden rondom de aanvraag, registratie en monitoring van VOG’s:
· Informatieverplichting: We informeren (nieuwe) bestuursleden en vrijwilligers over het aanvragen van een VOG, zodat zij kunnen beslissen of ze de informatie willen verstrekken. Dit wordt vermeld in wervingsteksten en kennismakingsgesprekken.
· Doelmatig en met een legitieme reden: We maken alleen gebruik van screening door middel van VOG’s wanneer we er als BC ZEEWALLY een gerechtvaardigd belang bij hebben. We gebruiken de gegevens uit de screening uitsluitend ter onderbouwing van het besluit of iemand wel of niet een bepaalde functie kan uitoefenen, en we gebruiken de gegevens niet voor een ander doel dan waarvoor ze zijn verkregen.
· Dataminimalisatie: We bewaren geen (kopieën van) papieren of digitale VOG’s, maar uitsluitend de volgende registratie: naam en functie, datum van afgifte VOG, aanvraagcode, en dat er een echtheidscheck heeft plaatsgevonden, incl. door wie en op welke datum. Zie bijlage 3 ‘Werkinstructie aanvraag VOG’s.
3. Codes screeningsprofiel per functie
Bij het aanvragen van VOG’s hanteren we het overzicht van functies en bijbehorende screeningsprofielen (met de codes en uitleg zoals opgesteld door Justis) in bijlage 2. Bij dit overzicht is per functie afgewogen welke screeningsprofielen noodzakelijk en proportioneel zijn. Als we in individuele gevallen besluiten af te wijken van dit overzicht, wordt dit schriftelijk onderbouwd en vastgelegd. Dit doen we om te voldoen aan de AVG.
4. Uitwerking beleid VOG
Als BC ZEEWALLY stellen we een VOG verplicht voor personen die vrijwillig in functie zijn en waarbij wij een hoger risico op mogelijke integriteitsschendingen zien (zie bijlage 1 en 2). Dat zijn:
· Bestuursleden.
· Personen werkzaam met sporters: trainers, coaches.
· Overige personen die direct werken met minderjarigen en/of kwetsbare personen.
· Overige personen die direct werken in een machtspositie (waar anderen afhankelijk zijn).
· Ledenadministratie.
Voorafgaand aan start werkzaamheden
De VOG dient voor aanvang van de werkzaamheden verstrekt te worden. Het ontvangen van een VOG is een expliciete voorwaarde voor het tot stand komen van een samenwerking en/of vrijwilligersrol. Als er geen VOG aangeleverd kan worden, is samenwerken niet mogelijk.
Elke 3 jaar herhaling
Als BC ZEEWALLY vinden we het belangrijk om de veiligheid en integriteit in onze organisatie continu te kunnen waarborgen. Daarom hanteren we voor de VOG een geldigheid van 3 jaar, waarna de VOG opnieuw getoond dient te worden. Het is de verantwoordelijkheid van BC ZEEWALLY om na 3 jaar opnieuw om een geldige VOG te vragen.
VOG op papier of digitaal
Justis kan een VOG op papier of een digitale versie verstrekken. De (nieuwe) bestuurder of vrijwilliger mag hier zelf uit kiezen.
Bij een papieren VOG ontvangen aanvragers de VOG per post en dienen deze voor een echtheidscontrole te tonen (zie punt 2 randvoorwaarden dataminimalisatie). Bij BC ZEEWALLY controleren we vervolgens of de inhoud van de VOG het opgegeven screeningsprofiel bevat en controleren we de echtheid. Na controle neemt de eigenaar van de VOG deze weer mee.
Bij een digitale VOG ontvangen aanvragers de VOG in de Berichtenbox van MijnOverheid en kunnen deze vervolgens per e-mail doorsturen. Bij BC ZEEWALLY controleren we vervolgens of de inhoud van de VOG het opgegeven screeningsprofiel bevat, en controleren we de echtheid via www.validatie.nl. Na controle wordt de digitale VOG vernietigd.
Geen VOG (meer)?
Wanneer iemand geen VOG (meer) kan of wil tonen, wordt de samenwerking niet aangegaan. Ook kan het aanleiding geven om een lopende samenwerking te heroverwegen. Hierbij kan dit ook leiden tot aanpassing van de beoogde functie en/of activiteiten.
Zie ook de PDF versie plus bijlages.